一般家庭で利用されている電話は、「通常1回線＝1通話」となっています。家族の誰かが通話していれば、後からかかってきた電話は話中(プープープー)となります。
企業としては、このような後からかかってきた電話も、同時に通話ができる必要があります。同時に通話できて、社外、社内への受発信、そして保留、転送などの機能を持った電話機がビジネスフォン (ビジネスホン) と言われています。
まず、この同時通話ですが、仮にオフィスに100人分の席があり電話機が100台あったとしても、常時在籍している人数及び電話応対する人数を「同時通話数」として、この同時通話できる数をチャネル数などと表現したりします。
ビジネスフォン (ビジネスホン) では、仮に20人が常時通話するとした場合、20チャネルを使うと表現します。
コールセンターでは、着座数（人と電話の数）がそのまま同時通話数となり、100着座であれば同時通話が100となり、100チャンネル使用することになります。
また、ビジネスフォン の特徴として、外部との電話を「外線」、内部及びグループの範囲の電話を「内線」などと表現します。
仮に100台の電話機があった場合に、１つの「外線」（局番 :市外局番,市内局番）で全ての電話機がこの局番で通話することも可能です。
この100台の電話を個別に識別するには「内線」「内線番号」などと表現し、割り当てられています。
外線の市外局番を「代表番号」とし、外線と内線を組み合わせて、「代表組み」などと言われます。
さらに、企業の電話としては、他の人、部署へ電話取り次ぐ（回す）ために「転送」機能が必須となっています。家庭用電話機でも親機、子機間で行ったりしますが、それが「転送電話機能」などと言われています。
ビジネスフォン (ビジネスホン) とは 「代表組み」、「同時通話」、「転送電話」は最低限必要な機能だと言えるでしょう。
アナログ回線（一般加入電話）で契約の場合は、設置できる回線は一契約につき一回線となっています。これは通常の一般家庭でよく使われています。
ですが、企業においては同時通話のために複数の電話機と回線が必要になってきますので、ISDN、もしくは光インターネットの契約により、その回線数を増やしています。
これにより、ビジネスフォンとして外線及び同時通話数の増設が可能となっています。
ビジネスフォン（オフィスフォン、オフィス電話）システムにより、多くの電話機を便利に使えるようになりますが、今までの電話システムに不可欠な装置として、電話を統括制御している「主装置｣、または「PBX」というものが使われています。これまでのビジネスフォンではこの主装置を購入する必要がありますが安くはありません。
そして、この主装置から各電話機に一本づつ電話線を敷設する必要があります。100台あったら100本の電話線を敷きます。（厳密には異なりますが、個別に電話線が必要になります）
よって、ビジネスフォンシステムにより電話機を増やすことが出来ますが、その分電話線を敷設することになりますので、これが工事費としてかかってきます。
企業として、お客様からの電話の応対を円滑にするために、営業時間外＝人が居ないときでも、電話対応を求められます。
一般家庭用の留守番電話と同様ですが、人が不在時でも受け付けることも必要になります。
ビジネスフォンには、時間外ガイダンス、留守番電話、自動音声応答システム、多様な転送機能等多くの機能が使われています。
また、近年スマートフォンを子機にすることも一般的となってきているようです。
※各社、呼称が異なりますが、一般的に使われやすい名称で記しております。
- 外線発着信
- 通話保留
- パーク保留
- 通話転送
- 無条件転送
- 不在転送
- 短縮ダイヤル
- 時間外メッセージ応答
- IVR（自動音声応答）
- ボイスメール
- 外線鳴り分け
- 非通知着信拒否
- 着信拒否番号登録
- 転送時表示番号選択
この他にも、独自の機能なども存在しますが、利用頻度の多いものを記しております。
ABphoneクラウドビジネスフォンでは、これまでの電話システムと異なり、高額なPBX購入も電話線敷設の工事費も、内線増減、変更の工事費、維持費もかからない、新しい電話システムとなっています。